【創業說明書】招聘過程疑難　你問我答

你的初創萬事俱備，只欠員工嗎？看看以下七條常見問題，了解聘請員工及處理個人資料的須知事項吧！

 

1. 如何確保求職者可合法受僱？

法例規定僱主必須採取一切可行切實的步驟，以確保求職者可合法受僱。如果求職者不是持有香港永久性居民身份證，法例規定僱主必須查看求職者的有效旅行證件。

2. 僱主可否收集求職者的身分證副本?

一般而言，僱主在招聘過程中不可收集求職者的身分證副本，除非有關求職者已接受聘約。

3. 招聘廣告在甚麼情況下可要求求職者遞交個人資料？

清楚述明身份的僱主或職業介紹所，可在招聘廣告中要求求職者遞交個人資料，只要有關資料就招聘目的而言屬足夠但不超乎適度，並且會使用於合法的用途。

4. 如我們只在招聘廣告中刊登公司的電郵地址、電話號碼或傳真號碼作為辨識僱主身分的資料，可否在此情況下直接要求求職者提供個人資料？

不可以。單是公司的電郵地址、電話號碼或傳真號碼，一般不能視作足以辨識僱主的身分。如僱主不欲披露自己的身分，可選擇在招聘廣告中提供電話號碼，並註明求職者可在提供個人資料前作進一步查詢。

5. 我們是否需要在招聘廣告中作出通知，列明求職者所提供的個人資料的用途？

如僱主透過招聘廣告直接要求求職者提供個人資料，便須刊登一段聲明作為廣告不可缺少的一部分，以表明資料的用途。聲明可以這樣說：所收集的個人資料只作招聘用途 。

6. 我們可以保存落選應徵者的個人資料多久？

為將來的招聘用途所需，僱主可保留落選者的個人資料不超過兩年 ( 由求職者落選的日期起計 ) ，之後則必須銷毀有關資料。

7. 我們向另外一名僱主提供現職或前僱員的評介資料之前，是否須先取得他們同意？

是。由於向他人披露現職或前僱員的僱傭紀錄（包括工作表現）構成改變個人資料的使用目的，你應先取得該僱員的同意，以書面為佳。

 

來源：香港個人資料私隱專員公署 - 《人力資源管理實務守則》的應用招聘廣告方面的常見問題 , 入境事務處

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